context® - secure.linked Add-in für Outlook

Sicherer Datenaustausch ohne externe oder unsichere Mail-Server

Das context® - secure.linked Add-in für Outlook richtet sich an alle, die große oder sensible Daten sicher per E-Mail austauschen möchten, ohne diese über klassische E-Mail-Anhänge oder fremde Mail-Server zu übertragen.

Statt Dateien direkt zu versenden, erstellt context® - secure.linked einen geschützten Zugriffspunkt, über den Empfänger autorisiert auf die bereitgestellten Daten zugreifen können. Die eigentlichen Inhalte verbleiben dabei in einer kontrollierten Umgebung und werden nicht über externe oder unsichere E-Mail-Infrastrukturen verteilt.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Sicherer Austausch großer Dateien direkt aus Outlook 365

Keine Übertragung sensibler Daten über externe Mail-Server

Kontrolle über Zugriff, Verfügbarkeit und Ablauf

Reduzierung von Mail-Server-Last und Größenbeschränkungen

Geeignet für DSGVO-sensible Inhalte und Unternehmensdaten

context® - secure.linked integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook 365 und erfordert keine Änderung bestehender Arbeitsabläufe.

Datenhosting in Österreich: Alle über context® - secure.linked verarbeiteten Daten werden ausschließlich in Rechenzentren in Österreich gespeichert und verarbeitet. Die Daten unterliegen damit dem österreichischen und europäischen Datenschutzrecht (DSGVO).

Hinweis zur ereignisbasierten Verarbeitung (Launch Event Disclosure)

Funktionsweise & Auslöser:

Dieses Outlook Add-in nutzt die Funktionalität für ereignisbasierte Aktivierung (Event-Based Launch), um den sicheren Versand und die Formatierung ausgehender Kommunikation zu steuern. Beim Initiieren des Sendevorgangs werden Metadaten und ausgewählte Inhalte an unsere sicheren Server übertragen. Die ursprüngliche Nachricht wird automatisch durch ein systemseitig generiertes Template unserer Plattform ersetzt.

Sicherer Datenaustausch & Anhänge:

Aus Sicherheitsgründen werden Dateien, die über das Side-Panel des Add-ins hochgeladen werden, nicht als herkömmliche E-Mail-Anhänge versendet. Stattdessen werden diese auf unserer sicheren Plattform gehostet und dem Empfänger über einen geschützten Link innerhalb des Templates bereitgestellt.

Wichtiger Hinweis: Dateien, die über die Standard-Outlook-Funktion "Anhang hinzufügen" beigefügt werden, werden nicht verarbeitet und beim Versand unterdrückt, um die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und die Datenintegrität zu gewährleisten.

Verarbeitete Informationen:

Absender-E-Mail-Adresse, Name des Absenders, Empfängerliste sowie die im Side-Panel hochgeladenen Dateien. Diese Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung auf der Plattform und zur Generierung des Templates verwendet.

Hinweis zur SmartAlerts-Funktionalität & Datenübertragung (SmartAlerts Disclaimer)

Bedingungen für die Nutzung und Auslöser:

Die Nutzung der erweiterten Funktionen dieses Add-ins erfolgt ausschließlich durch die aktive Auswahl des Nutzers. Eine Übertragung von Daten an unser System findet nur statt, wenn Sie im Menü explizit auf den Button "Senden an secure.linked" klicken. Erfolgt dieser Klick nicht, wird die E-Mail standardmäßig über Outlook ohne Einbindung unseres Services versendet.

Funktionsweise & SmartAlerts-Prüfung:

Sobald die Funktion "Senden an secure.linked" ausgelöst wird, startet die SmartAlerts-Prüfung. Dabei analysiert das Add-in die Metadaten der E-Mail (wie Absender, Empfänger und Betreffzeile) und überträgt diese an unseren Service. Unser System verarbeitet diese Informationen in Echtzeit und retourniert ein spezifisches E-Mail-Template, welches automatisch mit den Metadaten Ihrer Nachricht befüllt wird.

Automatisierter Versandprozess:

Nachdem das System das befüllte Template erstellt hat, wird der Versand an die entsprechenden Empfänger automatisch durch unseren Service finalisiert. Dieser Prozess stellt sicher, dass die Kommunikation den gewählten Sicherheits- und Designrichtlinien entspricht.

Verarbeitete Informationen:

Für diesen Vorgang werden die Metadaten der E-Mail sowie die im Side-Panel hochgeladenen Dateien verarbeitet.

Rechtliche Rahmenbedingungen & Support

Die Datenverarbeitung erfolgt in Übereinstimmung mit unseren rechtlichen Richtlinien. Weitere Informationen finden Sie unter:

Datenschutzerklärung: https://secure-linked.context-services.at/datenschutz

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB): https://secure-linked.context-services.at/agbs

Support & Kontakt: https://secure-linked.context-services.at/kontakt

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de Unified Communication Services GmbH