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invoiceAgentは、あらゆる帳票の仕分けから保管、検索、他システムとの連携も可能な文書管理ソリューションと、活字・手書き文字を高精度に読み取りデータ化できる帳票データ化ソリューションから構成されている製品です。

【こんな方におすすめ】

・紙で届いた書類データを手作業でシステムに入力・照合しているため、作業工数が膨大になっている

・社内のメンバーとフォルダを共有しながら業務を行なっているが、増え続ける書類やデータの中から目的の情報を探すのに時間がかかり、結局属人化してしまう

・作成した書類について上長の承認や確認を取りたいが、リモートワークのためコミュニケーションが取りづらい

【invoiceAgentのメリット】

・搭載している複数のOCRエンジンの中で最も識字率の高い結果を採用しデータ化するため、データ入力工数を大幅に削減

・データ化された情報を基に自動でフォルダ振り分けと作成を実行、さらにキーワード検索も可能になるため、多人数の共同作業も容易に

・invoiceAgent 文書管理内でレビューの階層を複数設定することができるため、承認状況をすぐに把握できる

・電子帳簿保存法に対応した安心の電子文書管理を実現し、コスト削減、ガバナンス強化、ペーパーレス化を推進する

【機能特長】

■特徴1「書類のデータ化」

・「位置指定型」「項目指定型」2つの読み取り設定

事前に読み取り対象の項目に対して読み取りエリアの位置指定をし、OCRエンジンを設定しする「位置指定型」、フリーフォーマットの文書の場合に項目のみを指定するだけでOCR読み取りができる「項目指定型」の読み取り設定方法があります。

・データコンペアによる効率的なデータ化

1つの読み取り項目に対して、複数のOCRを設定することにより、OCR結果を比較することが可能です。データコンペア機能を利用することで、確認・修正作業の完全自動化を目指した運用が可能です。

・文書の自動識別・補正機能

レイアウトの異なる文書を一括スキャンしても、PDFファイルの内容を識別して自動仕分け、関連性のある文書をセットとして認識してデータ化します。また、事前に傾き、回転、拡大・縮小、台形を補正してから読取画像を渡すためスキャニング時に傾いた文書でもOCR認識率の低下を防ぎます。

■特長2「業務を自動化する文書管理」

・保管文書の高精度な検索

エクスプローラーのようなインターフェイスで、⽂書の検索や取得が簡単。全⽂検索はもちろん、⽂字、数字、⽇付、文書IDによる部分⼀致や範囲検索が可能です。電⼦帳簿保存法で必要とされる企業の説明責任を迅速に果たすことができます。

・文書の自動取り込み・仕分け

invoiceAgentでは、他システムから出⼒される⽂書ファイルや、作成した⽂書ファイルを⾃動的に保存できます。また、⼈が紙をファイリングする際の判断基準となる「仕分けのルール」を⾃動化。PDFやOfficeファイル、画像ファイルなどの⽇付や数字、

⽂字列などの条件を読み取り、あらかじめ指定したフォルダーに振り分けします。

・文書の版管理・複数階層レビュー機能

文書単位で版管理が可能なため、過去の版の文書閲覧や復元、最新版の文書閲覧も可能です。また、レビューの階層を複数設定することができ、業務担当者の負荷を軽減します。

■特徴3「電子帳簿保存法への対応」

・JIIMA認証取得

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会の定める「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子書類ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」を取得しています。

・電子帳簿保存法に対応した保管と高度な検索性

スキャナー保存した文書を SPAで管理し、文書管理保管期間を過ぎたデータを自動消去します。また、タイムスタンプ付与、検索機能、証跡情報の管理機能など保存要件に対応する機能も充実しています。

・OCR機能による検索要件の記録項目の的確な読み取り

invoiceAgentのOCR機能により、電帳法の検索要件の記録項目として必要な取引年月日、金額、取引先情報の3項目を正確にデータ化し、電子保存することが可能になります。

invoiceAgent

作成者: ウイングアーク1st株式会社