M | Compliance

"This application is available only in [non-English language]"

Systém M | Compliance Vám poskytne centralizovaný nástroj pro tvorbu, připomínkování, schvalování, publikaci a seznámení se směrnicemi, včetně možnosti jejich následné archivace a auditního přehledu o tom, kdo a kdy se s dokumentem seznámil.

PŘÍNOSY SYSTÉMU:

Implementací tohoto systému organizace získá:

> jednotný nástroj pro správu řídící dokumentace,

> dohledatelnost všech kroků a auditní stopu,

> přehled o stavu směrnic i míře seznámení napříč zaměstnanci,

> výrazné snížení chybovosti a eliminaci ručních procesů.

Celý proces probíhá v prostředí Power App, které ve spolupráci s Power Automate Flow zajišťuje řízení workflow, automatické notifikace, sledování termínů a záznam auditní stopy. Systém je optimalizován pro počítače, tablety i mobily. Výhodou je přímá integrace s dalšími nástroji Office 365 a integrované zabezpečení.

Samozřejmostí je jednoduché zpřístupnění uživatelům. Administrátor může konfigurovat notifikace, termíny a přístupové skupiny na základě organizační struktury.

STRUČNÝ PŘEHLED KLÍČOVÝCH FUNKCÍ:

> TVORBA A EDITACE DOKUMENTU - tvorba nové směrnice, vložení souboru (Word/PDF), vyplnění metadat, zařazení do kategorií.

> PŘIPOMÍNKOVÁNÍ - výběr připomínkujících osob, distribuce dokumentu a sběr zpětné vazby.

> SCHVALOVÁNÍ - výběr schvalovatelů, řízení víceúrovňového schvalovacího workflow (včetně Super Schvalovatele).

> NOTIFIKACE A TERMÍNY - automatická upozornění na zpoždění v připomínkování nebo schvalování, přehledy pro jednotlivé role.

> SEZNÁMENÍ SE ZAMĚSTNANCEM - po schválení je dokument publikován pro konkrétní skupiny zaměstnanců, kteří musí potvrdit přečtení dokumentu do daného termínu.

> MONITORING STAVU A REPORTING - přehledy o tom, kdo dokument připomínkoval, schválil, kdo se s ním seznámil a kdy.

> ARCHIVACE - dokumenty mohou být archivovány buď automaticky po skončení platnosti, nebo ručně správcem směrnic.

NÁVRH UŽIVATELSKÉHO ROZHRANÍ:

Rozhraní aplikace je v souladu s požadavky na intuitivnost, přehlednost a přístupnost pro různé typy uživatelů, od běžných zaměstnanců až po správce a administrátory systému.

ARCHITEKTURA ŘEŠENÍ:

Aplikace je navržena jako webová aplikace s integrovanou workflow logikou, postavená nad prostředím Microsoft 365 a využívá: Power Apps - pro vlastní uživatelské rozhraní, Power Automate - pro řízení procesních toků, notifikací a automatizací (např. hlídání termínů), SharePoint Online - jako datové úložiště směrnic, příloh a metadat.