M | Compliance
par MULTIMA
Aplikace M | Compliance je moderní řešení pro správu a kontrolu oběhu směrnic v organizaci.
"This application is available only in [non-English language]"
Systém M | Compliance Vám poskytne centralizovaný nástroj pro tvorbu, připomínkování, schvalování, publikaci a seznámení se směrnicemi, včetně možnosti jejich následné archivace a auditního přehledu o tom, kdo a kdy se s dokumentem seznámil.
PŘÍNOSY SYSTÉMU:
Implementací tohoto systému organizace získá:
> jednotný nástroj pro správu řídící dokumentace,
> dohledatelnost všech kroků a auditní stopu,
> přehled o stavu směrnic i míře seznámení napříč zaměstnanci,
> výrazné snížení chybovosti a eliminaci ručních procesů.
Celý proces probíhá v prostředí Power App, které ve spolupráci s Power Automate Flow zajišťuje řízení workflow, automatické notifikace, sledování termínů a záznam auditní stopy. Systém je optimalizován pro počítače, tablety i mobily. Výhodou je přímá integrace s dalšími nástroji Office 365 a integrované zabezpečení.
Samozřejmostí je jednoduché zpřístupnění uživatelům. Administrátor může konfigurovat notifikace, termíny a přístupové skupiny na základě organizační struktury.
STRUČNÝ PŘEHLED KLÍČOVÝCH FUNKCÍ:
> TVORBA A EDITACE DOKUMENTU - tvorba nové směrnice, vložení souboru (Word/PDF), vyplnění metadat, zařazení do kategorií.
> PŘIPOMÍNKOVÁNÍ - výběr připomínkujících osob, distribuce dokumentu a sběr zpětné vazby.
> SCHVALOVÁNÍ - výběr schvalovatelů, řízení víceúrovňového schvalovacího workflow (včetně Super Schvalovatele).
> NOTIFIKACE A TERMÍNY - automatická upozornění na zpoždění v připomínkování nebo schvalování, přehledy pro jednotlivé role.
> SEZNÁMENÍ SE ZAMĚSTNANCEM - po schválení je dokument publikován pro konkrétní skupiny zaměstnanců, kteří musí potvrdit přečtení dokumentu do daného termínu.
> MONITORING STAVU A REPORTING - přehledy o tom, kdo dokument připomínkoval, schválil, kdo se s ním seznámil a kdy.
> ARCHIVACE - dokumenty mohou být archivovány buď automaticky po skončení platnosti, nebo ručně správcem směrnic.
NÁVRH UŽIVATELSKÉHO ROZHRANÍ:
Rozhraní aplikace je v souladu s požadavky na intuitivnost, přehlednost a přístupnost pro různé typy uživatelů, od běžných zaměstnanců až po správce a administrátory systému.
ARCHITEKTURA ŘEŠENÍ:
Aplikace je navržena jako webová aplikace s integrovanou workflow logikou, postavená nad prostředím Microsoft 365 a využívá: Power Apps - pro vlastní uživatelské rozhraní, Power Automate - pro řízení procesních toků, notifikací a automatizací (např. hlídání termínů), SharePoint Online - jako datové úložiště směrnic, příloh a metadat.
