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Email2Record: Dynamics data import

de datom GmbH

Universal interface for importing and updating records in Dynamics 365.

Deutsche Version:

Email2Record ist eine Lösung, mit der Sie Datensätze in Dynamics 365 durch das Erstellen von E-Mails importieren oder aktualisieren können. Typische Methoden sind E-Mail-Queueing, E-Mail-Tracking oder das Erstellen von E-Mails in Dynamics.

Die häufigsten Anwendungsfälle sind die Anbindung von webbasierten Kontaktformularen oder Veranstaltungsanmeldungen an Dynamics 365, um Leads, Kontakte oder Accounts automatisch zu erstellen. Darüber hinaus kann jede SMTP-basierte Anwendung als Importquelle für Email2Record dienen.

Funktionsweise:
Jedes Mal, wenn in Dynamics 365 eine E-Mail erstellt wird, prüft die App, ob eine Aktion ausgeführt werden soll.
Wenn eine Übereinstimmung mit Ihrer individuellen Konfiguration besteht, verwendet die App die Dublettenerkennung, um zu entscheiden, ob ein vorhandener Datensatz aktualisiert oder ein neuer erstellt werden soll.
Wenn in der E-Mail eine Menge an 1:n-Beziehungen definiert ist, werden alle untergeordneten Datensätze mit dem übergeordneten Datensatz verknüpft.

Konfiguration:

  • Definieren Sie eine Bedingung für den Auslöser

  • Erstellen Sie ein Mapping von E-Mail-Schlüsseln zu Dynamics-365-Feldern

  • Legen Sie die Entitätsbeziehungen fest

  • Wählen Sie das Aktualisierungsverhalten (beibehalten/überschreiben)

Vorteile und Funktionen:

  • Importieren Sie Daten aus nahezu jedem E-Mail-Versandsystem

  • Dynamics verwendet seine eigene Dublettenerkennung und definierte Regeln

  • Erstellen Sie Datensätze in nahezu jeder Entität

  • Datensätze werden automatisch miteinander verknüpft

  • Aktualisiert bestehende Daten

Wenn Sie Vorschläge für weitere Funktionen haben, die Sie in dieser Lösung gerne sehen würden, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.


English version:

Email2Record is a solution that enables you to import or update records in Dynamics 365 by creating emails. Typical methods include e-mail queuing, e-mail tracking, or e-mail authoring in Dynamics. Most common use cases are the connection of web-based contact forms or event registrations to Dynamics 365 for the automated creation of leads, contacts or accounts. Apart from that, every smtp-based application can serve as an import source for Email2Record.

How it works:

  1. Everytime an email is created in Dynamics 365 the app checks if an action should be performed.
  2. If there is a match with your individual configuration, the app uses the duplicate detection to decide whether to update an existing record or to create a new one.
  3. If there is a set of 1:n relations given in the email, all the child records will be connected to the parent record.

Configuration:

  1. Define a condition for the trigger
  2. Create a mapping from email keys to Dynamics 365 fields
  3. Specify the entityrelations
  4. Select the updatebehavior (keep/override)

Benefits and Features:

  • Import data from almost any e-mail sending system
  • Dynamics System uses its own duplication detection and defined rules
  • Create records in almost any entity.
  • Records are automatically linked together.
  • Updates existing data.

If you have suggestions for other features you’d like to see in this solution, please don’t hesitate to contact us.

D'una ullada

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