Microsoft 365 Copilot Adoption Program by Axians BR

Serviço desenvolvido pela Axians com base em sua experiência global e nas melhores práticas do seu Centro de Excelência. A abordagem em quatro etapas visa garantir uma adoção segura e eficaz para as organizações, maximizando o valor do Copilot desde o início, com foco na governança, na capacitação dos usuários e na contínua otimização do uso.

Etapa 1: Avaliação de prontidão (Readiness assessment)
Objetivos:
- Avaliar o ambiente atual de Microsoft 365 e a prontidão da organização.
- Entender as necessidades dos usuários-chave e dos executivos da organização.
- Identificar lacunas de segurança, governança, licenciamento e estrutura.
Atividades principais:
- Entrevistas com executivos, líderes de TI e usuários-chave para mapear os desafios atuais e as expectativas em relação ao Copilot.
- Mapeamento das principais fontes de informação: sites do SharePoint, diretórios de documentos, intranet, repositórios de procedimentos e de políticas.
- Avaliação de oversharing, focando na forma como os dados são compartilhados e acessados.
- Análise das configurações de segurança e de conformidade como acesso condicional, DLP e rótulos de confidencialidade.
- Avaliação de permissões de acesso e de estratégias para Zero Trust.
- Workshop de Visão Estratégica com as lideranças de TI e do negócio.

Etapa 2: Plano de implantação, adoção e acompanhamento
Objetivos:
- Estruturar o plano de implantação e de adoção com as agendas de treinamento para os usuários, canais de comunicação e métodos de acompanhamento.
Atividades principais:
- Mapear quais departamentos e usuários receberão acesso ao Copilot.
- Definir os canais de comunicação tais como: equipe no Teams, site do SharePoint, comunidade no Viva Engage, newsletter e/ou reuniões recorrentes.
- Definir o cronograma de treinamento personalizado para os usuários.
- Definir métodos de monitoramento e de acompanhamento do uso do Copilot usando ferramentas como: Microsoft 365 Usage Analytics, Microsoft Purview, Viva Insights, painéis personalizados com Power BI e formulários para coleta de feedback dos usuários.
- Desenvolvimento de kit personalizado de boas-vindas para os usuários do programa.

Etapa 3: Implantação e treinamento
Objetivos:
- Habilitar o acesso ao Copilot para os usuários, com segurança e treinamento.
Atividades principais:
- Correção de lacunas identificadas na Etapa 1.
- Configuração dos canais de comunicação e de treinamento.
- Agendamento das sessões de treinamento, contemplando: visão geral do Copilot, política interna de uso, navegação, prompt engineering e forma de uso em cada ferramenta: web, app, Teams, Outlook, Excel, PowerPoint, Word, Loop, OneNote, Whiteboard, Forms, Stream, OneDrive, SharePoint.
- Desenvolvimento de base de conhecimento interna e promoção de ferramentas públicas como o Copilot Prompt Gallery.
- Configuração dos métodos de monitoramento e de acompanhamento do uso do Copilot.
- Habilitação das licenças para os usuários escolhidos.

Etapa 4: Extensibilidade e melhoria contínua
Objetivos:
- Otimizar os resultados.
- Ampliar o escopo de uso.
Atividades principais:
- Análise do feedback dos usuários e dos relatórios de uso para identificar oportunidades de melhoria.
- Avaliação sobre novos usuários que querem utilizar a solução versus usuários que estão utilizando pouco para otimizar o uso das licenças disponíveis.
- Revisão dos materiais de treinamento.
- Desenvolvimento ou habilitação de conectores com ferramentas externas como CRM, sistemas de RH e outros.
- Desenvolvimento de agentes para casos de uso específicos.
- Avaliação do modelo de cobrança pay-as-you-go para uso de agentes por usuários não licenciados.

Sobre a Axians:
A Axians é parceira global da Microsoft e conta com um Centro de Excelência ativo em mais de 17 países. A Axians oferece uma abordagem madura e comprovada para a adoção do Copilot. Seus clientes também contam com suporte premium por meio do contrato global Premier Support for Partners (PSfP), garantindo acesso prioritário ao suporte técnico sempre que necessário.