Ailex Document Workflow

Gestión de Publicaciones - Ailex Tech for Compliance

Complemento integrado de la plataforma Ailex Tech for Compliance que agiliza y asegura el proceso de aprobación de documentos directamente en Microsoft Word. Permite a las organizaciones controlar el ciclo de vida completo de documentos desde su elaboración hasta su publicación, garantizando cumplimiento normativo en cada etapa.

Características principales:

• Flujo de aprobación estructurado: Controla cada etapa del proceso (Borrador → Compliance → Aprobación → Publicación)
• Validación integrada con Ailex Compliance: Verifica automáticamente que los documentos cumplan con normativas corporativas y regulatorias
• Control de acceso por roles: Diferentes permisos para Dueños, Compliance Officers y Aprobadores, sincronizados con el sistema central
• Historial de cambios auditado: Registra quién aprobó, cuándo y qué observaciones hizo
• Comentarios integrados: Los revisores pueden agregar comentarios que se sincronizan con Control de Cambios de Word
• Notificaciones automáticas: Los usuarios reciben alertas cuando un documento requiere su atención
• Prórroga de plazos: Los autores pueden solicitar extensión de tiempo si es necesario
• Sincronización con SharePoint: Integración nativa con bibliotecas documentales corporativas

¿Para quién es útil?

Diseñado para organizaciones que utilizan Ailex Tech Compliance y necesitan:

• Cumplir con regulaciones y políticas internas desde la creación del documento
• Asegurar que documentos críticos pasen por aprobación multi-nivel de compliance
• Mantener auditoría completa de quién modificó y aprobó cada documento
• Reducir tiempos de ciclo de aprobación
• Evitar documentos no autorizados o no conformes en circulación
• Centralizar gestión documental en un único sistema de compliance

Cómo funciona:

1. El Dueño crea el documento en Word y lo solicita para publicación
2. Sistema Compliance valida automáticamente políticas corporativas y normativas
3. Compliance Officer revisa y formaliza (puede rechazar o aprobar)
4. Aprobadores revisan y autorizan según su nivel (multi-nivel)
5. Una vez aprobado, se publica automáticamente en el portal corporativo
6. Acceso controlado: Solo usuarios autorizados pueden ver documentos según políticas de compliance

Seguridad e Integración:

• Integración nativa con plataforma Ailex Tech Compliance
• Funciona con SharePoint y Microsoft 365
• Datos encriptados en tránsito y en reposo mediante Azure
• No comparte información personal con terceros
• Cumple con GDPR y regulaciones de privacidad
• Auditoría completa sincronizada con el sistema de compliance central
• Validación de roles y permisos desde directorio corporativo

⚙️ Configuración e Implementación

IMPORTANTE: Este complemento es parte integral de la plataforma Ailex Tech Compliance. Para activar y utilizar, su organización debe contactar al equipo de Ailex Tech para:

• Activar acceso a Ailex Tech Compliance (si aún no lo tiene)
• Configurar correctamente su entorno SharePoint con las columnas de metadatos requeridas por el sistema
• Habilitar la integración del flujo de trabajo con su plataforma de compliance
• Establecer roles, permisos y políticas de aprobación en el sistema central
• Sincronizar usuarios y grupos con Active Directory
• Realizar pruebas de aceptación del flujo completo

Requisitos previos:

• Cuenta activa en Ailex Tech Compliance
• Microsoft Word 365 (Online o Desktop 2021+)
• Acceso a Microsoft 365 y SharePoint Online
• Biblioteca de documentos SharePoint configurada con metadatos de Ailex
• Cuenta corporativa activa en el dominio

¿Cómo empezar?

Contáctanos en sales@ailextech.com o llama a nuestro equipo de implementación. Realizaremos una sesión de configuración para integrar el complemento con tu instancia de Ailex Tech Compliance. No es posible utilizar el complemento sin la configuración inicial realizada por nuestro equipo.

Ailex Tech Compliance - Soluciones integradas de gestión y cumplimiento documental