KI-gestütztes Qualitätsmanagement mit Microsoft 365: 4-Wochen Implementierung

Ausgangssituation Alle ISO-zertifizierten Unternehmen müssen ihre Prozesse dokumentieren. In der Praxis liegen diese Dokumentationen häufig in zeitaufwendig gepflegten, umständlichen PDF-Handbüchern: schwer zugänglich, schwer durchsuchbar und mit entsprechend geringer Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Genehmigungen, Wiedervorlagen und Benachrichtigungen kosten zusätzlich Zeit, und vor Audits entsteht regelmäßig Druck, weil der Stand der Unterlagen erst mühsam zusammengetragen werden muss.

Unser Angebot Wir richten für Sie ein Qualitätsmanagementsystem auf Basis von Microsoft 365 ein – eine Webseite zur Prozessdokumentation, die gleichermaßen alle Mitarbeitenden, die Fachbereiche und die Qualitätsmanager adressiert. Die Lösung basiert auf SharePoint Online und der Power Platform; jenseits der bereits vorhandenen Microsoft-Lizenzen sind keine zusätzlichen Lizenzen notwendig. Die Einrichtung erfolgt vollständig in Ihrem Tenant, sodass Ihre Daten Ihre Umgebung nicht verlassen. Die Lösung ist flexibel anpassbar und erweiterbar und wächst damit mit Ihrer Prozesslandschaft. Wie tragfähig dieser Ansatz ist, zeigt unter anderem die Einführung eines QM-Systems auf Basis von Microsoft 365 bei der TREUREAL Property Management GmbH.

Ablauf und Inhalte

• Übersichtlicher Einstieg über eine Startseite mit mehrstufiger Navigation, Verlinkungen, interaktiven Prozessvisualisierungen aus PowerPoint, PDF oder Visio sowie Terminen wie Audits und Schulungen
• Abbildung der Prozesse auf SharePoint-Seiten anhand von Prozessvorlagen; eine Beispielvorlage ist im Standard enthalten
• Bis zu zehn pflegbare Standard-Metadatendefinitionen, unter anderem Prozesseigner und Gültigkeit; fünf weitere Definitionen erstellen wir gemeinsam mit Ihnen
• Ein- oder zweistufiger Genehmigungsworkflow mit Freigabeliste und Kommentaren, Wiedervorlage sowie Benachrichtigungen über Teams oder E-Mail
• Personalisiertes Dashboard mit den Bereichen „Meine Dokumente“, „Meine Aufgaben“ und „Zuletzt geänderte Prozesse“
• Volltextsuche auf Basis von PnP Modern Search mit Filter- und Sortierfunktionen
• Native SharePoint-Versionierung mit Haupt- und Nebenversionen, Änderungsnachverfolgung und Wiederherstellung sowie weitere Standards wie eine deutsch- und englischsprachige Oberfläche, Social Feedback über Kommentare und Likes und eine Entwurfsfunktion

Ihre Ergebnisse

• Ein produktiv nutzbares QM-System im eigenen Tenant
• Eine PDF-Dokumentation der Lösung sowie ein Anwendungsschulungsvideo
• Gesteigerte Transparenz und Zugänglichkeit der QM-Unterlagen
• Höhere Akzeptanz des Qualitätsmanagements bei den Mitarbeitenden

Ihr Nutzen Sie gewinnen Audit-Sicherheit, weil alle Änderungen protokolliert werden und jederzeit nachvollziehbar sind. Ihre Prozessdokumentation lässt sich zentral oder dezentral und von überall bearbeiten, während Genehmigungen und Berechtigungen automatisiert ablaufen. Über Metadaten entsteht eine strukturierte Verwaltung, und Feedbackfunktionen binden die Mitarbeitenden aktiv in die Weiterentwicklung der Prozesse ein.

Zielgruppe, Rahmen und Investition Angesprochen sind Qualitätsmanagement, Prozessverantwortliche, Organisationsentwicklung und IT. Vorausgesetzt werden SharePoint Online mit einer Kommunikationsseite, Exchange Online oder eine Hybrid-Umgebung, Microsoft Teams mit Approvals, Power Automate for Office 365, ein technischer Benutzer sowie Microsoft 365 F3 oder höher; ab 5.000 Prozessseiten beziehungsweise Dokumenten gelten SharePoint-Limitierungen, und Integrationen von Drittsystemen wie SAP konzipieren wir vorab.