KI-gestütztes Vertragsmanagement: 2-Wochen-Implementierung

Ausgangssituation Verträge liegen in Aktenschränken oder in verstreuten Ablagen, papierbasierte Abläufe sind zeitaufwendig, Fristen werden übersehen und die Formate sind uneinheitlich. Wer unterwegs oder im Homeoffice arbeitet, kommt an die Unterlagen überhaupt nicht heran. Damit fehlt genau dort Verbindlichkeit und Überblick, wo rechtliche und wirtschaftliche Verpflichtungen des Unternehmens verwaltet werden.

Unser Angebot Wir stellen Ihnen eine Vertragsmanagement-Lösung auf Basis von Microsoft 365 bereit: ein digitales Repository für alle Vertragsarten, das vollständig als SharePoint-Konfigurationslösung in Ihrem Tenant eingerichtet wird. Über die bestehenden Microsoft 365-Lizenzen hinaus entstehen keine zusätzlichen Lizenzanforderungen. Die Oberfläche ist mehrsprachig und wird standardmäßig in Deutsch und Englisch ausgeliefert, das Dashboard ist anpassbar und gibt einen Überblick über anstehende Vertragsfristen. Mehr als 20 Kunden nutzen die Lösung bereits; auch Communardo selbst arbeitet damit. Über den Standard hinaus stehen Erweiterungsmodule für Fristenmanagement, Vorlagenverwaltung, digitale Signatur, Daten aus Drittsystemen, Metadaten-Erkennung und Aufgabenmanagement zur Verfügung. Unternehmensspezifische Anforderungen setzen wir darüber hinaus individuell um.

Ablauf und Inhalte

• Strukturierte Ablage mit Metadaten, Vertragsmappe für Vertrag, Korrespondenz und zugehörige Dokumente sowie anpassbare Ansichten
• Erstellen neuer Verträge aus Vorlagen oder als leeres Dokument, mit direkter Office-Integration und Drag-and-drop
• Automatisches Berechtigungsmanagement nach Abteilung, Gesellschaft oder anderen Eigenschaften, wobei Lese- und Bearbeitungsrechte getrennt steuerbar sind
• Genehmigungsprozess mit frei wählbarer Anzahl und Reihenfolge von Genehmigenden, sequentiell oder parallel, Bearbeitung direkt in der Teams-Approvals-App und Dokumentation in der Versionshistorie
• Erinnerungsfunktion mit Erinnerungsdatum und Notiz, zweiter und dritter Erinnerung in frei wählbarem Abstand sowie optionaler Eskalation an Vorgesetzte
• Konfigurierbare Volltextsuche über alle Verträge und Metadaten

Ihre Ergebnisse

• Ein digitales Vertragsrepository für alle Vertragsarten im eigenen Tenant
• Ein anpassbares Dashboard mit Überblick über anstehende Vertragsfristen
• Automatisierte Genehmigungs- und Berechtigungsprozesse einschließlich Dokumentation in der Versionshistorie
• User- und Admin-Guide mit Schulungsvideos für den Betrieb der Lösung
• Eine mehrsprachige Oberfläche in Deutsch und Englisch sowie eine flexibel erweiterbare Modulbasis

Ihr Nutzen Ihre Teams arbeiten unabhängig von Ort und Zeit gemeinsam an Verträgen, Genehmigungen und Berechtigungen laufen automatisiert ab und Metadaten sorgen für eine strukturierte Ablage. Fristen werden nicht mehr übersehen, und aus Vorlagen entstehen einheitliche Verträge in konsistenter Qualität. Der Verwaltungsaufwand sinkt, während die Nachvollziehbarkeit steigt.

Zielgruppe, Rahmen und Investition Das Angebot richtet sich an Recht und Compliance, Einkauf, Finance, Geschäftsführung und IT. Vorausgesetzt werden SharePoint Online mit einer Kommunikationsseite, Exchange Online, Microsoft Teams mit freigegebener Approvals-App, ein technischer Benutzer sowie Microsoft 365 F3 oder höher; wir empfehlen maximal 5.000 Vertragsmappen je Dokumentenbibliothek, auch wenn das technische Limit laut Microsoft deutlich höher liegt. Die Lösung ist in den Paketen Essential, Professional und Premium erhältlich. Alle Pakete enthalten die Basislösung, User- und Admin-Guide mit Schulungsvideos sowie die flexible Anpassbarkeit; Professional und Premium ergänzen Konzeptionsworkshop und zwei Anwender-Q&A-Sessions, Premium zusätzlich eine dedizierte Projektleitung und proaktive Fehlerbehebung im Rahmen des Communardo Solution Support. Der Roadmap Service umfasst je nach Paket drei oder sechs Monate, der Solution Support bis zu zwölf Monate. Die Investition kalkulieren wir auf Basis des gemeinsam abgestimmten Paket- und Modulumfangs.